Comment impressionner ses collègues et son chef sur Excel !

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Excel est un outil d’une très grande puissance. Puissance qu’il faut savoir maîtriser. Voici quelques fonctions à connaître pour impressionner ses collègues et son Chef !

Le tableau Croisé Dynamique

Lorsque vous avez des jeux de données importantes, Excel permet de les traiter de manière synthétique à l’aide de la fonction Tableau Croisé Dynamique. C’est sans doute l’un des outils les plus puissants d’Excel.

Prenons un premier exemple. Le fichier des Codes-communes-insee.

Ce fichier contient plus de 30 000 lignes. Comment répondre en moins de 5 secondes chrono  aux deux questions suivantes :

  • Combien y a-t-il de communes par département ?
  • Combien y a-t-il de communes par code postaux ?

Voici comment répondre à la première question :

Excel_TCD_Commune_par_departement

Dans l’Ain, il y a donc 458 communes. Dans l’Aisne, il y en a 830.

Et voici comment répondre à la seconde question :

Excel_TCD_Commune_par_code_postaux

Un autre exemple : votre budget personnel. Comment savoir combien vous dépensez par type de dépense ? Ceci est facilement réalisable à partir d’un téléchargement de vos relevés de compte sur Internet. Catégorisez vos dépenses dans une colonne supplémentaire, par exemple, Habitation, Soins, transports, Dons…. (Vous pouvez télécharger l’exemple ici : Compte.xlsx)

Une fois réalisé, cliquez sur Insertion, puis Tableau croisé dynamique. Faites glissez le terme Catégorie dans Etiquettes de ligne, et faites glissez montant de l’opération dans Valeurs.

L’exercice est terminé. Simple et puissant.

Excel_Compte_TCD.gif

Vous avez dépensé 449,89 € en alimentation.

L’objectif de ces quelques exercices est de vous faire manipuler cet outil puissant.

 

La fonction Recherche Verticale

Cette fonction est un peu plus complexe à utiliser, mais est également d’une grande puissance.

Cette fonction permet de chercher une valeur donnée dans la première colonne d’un tableau et renvoie une valeur se trouvant sur la même ligne mais dans une autre colonne du tableau. Simple ? Prenons un exemple. Nous avons précédemment utilisé le fichier sur les communes. Nous avons un second tableau qui contient le nombre d’habitant par commune. Comment réunir ces 2 tableaux ?

Nous allons demander à Excel de rechercher le nom de la ville dans le second tableau, et de nous renvoyer la valeur de la colonne 2, qui contient le nombre d’habitant.

Excel_recherchev

Dans l’Oyonnax, il y a donc 24 247 habitants.

Les nouvelles mises en forme conditionnelles

Excel permet de mettre en forme les cellules en fonction de leur contenu. Les dernières versions d’Excel (à partir de 2007) offrent de belles mises en forme automatiques.

Sélectionnez les valeurs à mettre en forme. Cliquer sur Mise en forme conditionnelle, puis barres de données.

C’est terminé.

Mise en forme conditionnelle

Cette mise en forme permet d’un rapide coup d’œil de sélectionner les informations pertinentes, et peut éviter de faire un graphique.

 

Les graphiques

Par pitié, soignez vos graphiques. Cela ne signifie pas : mettre des couleurs partout, ni même un arrière-plan avec des poissons ! Restez simple et pertinent. Un arrière plan doit rester blanc. Point.

Parmi les 2 graphiques ci-dessous, lequel permet de lire l’information le plus facilement ?

Excel-graphiques

 

C’est terminé. Vous pouvez maintenant impressionner vos collègues. Avec un peu d’entraînement, ces fonctions vous apparaîtront très simples, et vous gagnerez un temps important.

Et vous, quelles fonctions ou astuces utilisez-vous sur Excel ?

 

Auteur de l’article : Steeven Cadel

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